يعتمد نجاح وظيفة السكرتاريه هو الرغبه في التميز على اتصافه بمجموعة من الصفات والمهارات، وأيضاً يجب إدراكه المهام الخاصة في هذا النوع من الوظائف، وفيما يلي معلومات عن أهم المهارات والمهام المطلوبة من عمل السكرتارية:
مهارات السكرتارية
إنّ العمل في مجال السكرتارية يتطلب المهارات الآتية:
- استخدام مهارات الاتصال الكتابيّة واللفظيّة بطريقة جيّدة.
- امتلاك مهارة الدقة في متابعة الأعمال المكتبيّة.
- القدرة على استخدام لغة العلم والإدارة في التحرير والكتابة، وهي اللغة الإنجليزيّة.
- الحرص على تطبيق مسؤوليات العمل، مثل تهيئة وإعداد الوثائق، واستخدام المحتوى الرقمي على شبكة الإنترنت.
- التميز بالقدرة على التنظيم؛ أيّ تحقيق التوازن بين مجموعة من المهام مثل الاجتماعات والفعاليات، وغيرها من الوظائف الأخرى التي تحتاج إلى ربطها بجدول زمنيّ محدّد.
مهام السكرتارية
يُطلب من السكرتير تطبيق العديد من المهام، التي تُعدّ في نطاق عملها السكرتاريةوهي:- استلام وتصنيف البريد اليومي، وتسجيل صادره ووارده، ثمّ عرضه على الإدارة أو القسم الخاص فيه، والاحتفاظ بنسخة منه للرجوع إليها عند الحاجة.
- إعداد وكتابة التعليمات والقرارات وغيرها من الأمور الإداريّة، والتي تصدر بموجب توجيهات من الإدارة أو الأقسام الداخليّة والخارجيّة، ثمّ متابعة طريقة إرسالها سواءً أكانت بالبريد العادي، أم الإلكتروني، أم الفاكس، أم أي وسيلة اتصال أخرى.
- تقديم ملخّص للإدارة عن أخبار الصحف اليوميّة الورقيّة والإلكترونيّة، والحرص على الحصول على الأخبار الصحفيّة التي تتضمن أيّ معلومات تتعلّق بطبيعة عمل الشركة.
- تحديد وتسجيل وتبديل وإلغاء مواعيد الاجتماعات، أو الزيارات، أو المقابلات الخاصة في الإدارة، سواءً التي تتمُّ داخل مبنى الشركة مع الموظفين أو الأفراد من خارجها، أو الاجتماعات الخارجيّة مثل المؤتمرات.
- التعامل مع الاتصالات الهاتفيّة، وتحويلها إلى المدير أو الشخص المسؤول وفقاً للتعليمات المتّفق عليها مسبقاً، والحرص على إعداد دليل ودفتر عناوين يحتوي على مجموعة من المعلومات، حول أرقام هواتف المتّصلين الدائمين، وعناوينهم البريديّة الإلكترونيّة.
- القيام بكافة المهام العامة المترتبة على عمل السكرتارية، مثل استخدام الحاسوب، والطباعة، وتصوير الوثائق، والنسخ، وتصميم الجداول وغيرها.
تعليقات
إرسال تعليق